Warning: session_start(): Failed to read session data: user (path: /tmp) in /srv/www/public_html/index.php on line 53
Archiveren - R.P. de Jong Advies
0592 541709
Trainingen Werkwijze Het nieuwe werken Implementatie Archiveren

Archiveren

digitaal archiverenWas het archiefproces in het recente verleden vooral een soort papieren tijger, heden ten dage staat vooral het digitale aspect op de voorgrond.

Door onze ervaringen opgedaan tijdens het langdurige dienstverband bij de Shell kunnen we stellen dat we al vanaf de zeventiger jaren uitgebreid kennis gemaakt hebben met alle aspecten van documentdigitalisering. Digitale duurzaamheid speelt daarbij tegenwoordig een belangrijke rol.

De meeste instellingen bevinden zich momenteel in een zogenaamde ”Hybride” situatie. Heel veel papier gaat er nog rond en er is ook veel digitale informatie op de diverse afdelingsschijven beschikbaar. Probleem daarbij is dat beide collecties niet compleet zijn en dat men op diverse plaatsen moet zoeken om een compleet beeld van alle beschikbare informatie te krijgen.

De eigen mailbox, de afdelingsschijf, het document management systeem (DMS), als dat er al is!, het intranet en de eigen “mijn documenten” omgeving zijn een opsomming van de te raadplegen bronnen. In de praktijk worden een aantal van deze bronnen bij zoekacties niet gebruikt (vergeten!) waardoor een incompleet beeld van de werkelijkheid ontstaat. Het ontwerpen van een vaste structuur op de afdelingschijf en/of het optimaal inrichten van het DMS kan tot een aanzienlijke verbetering van die situatie leiden. Zie bij Analyse hoe wij zoiets aanpakken.

R.P. de Jong
Volg ons op Twitter Toevoegen op linkedin