Warning: session_start(): Failed to read session data: user (path: /tmp) in /srv/www/public_html/index.php on line 53
Het nieuwe werken - R.P. de Jong Advies
0592 541709
Trainingen Werkwijze Het nieuwe werken Implementatie Archiveren

“Het nieuwe werken”.

Dit populaire kantoorconcept dat de laatste tijd zeer in de belangstelling staat wordt aan geduid als het Nieuwe Werken. Flexwerken en thuiswerken zijn ook kreten die met dit concept verbonden zijn. Toch is het “Nieuwe Werken” nu kennelijk “hot”.
Dit alles ondanks het feit dat bedrijven zoals Interpolis er al meer dan 10 jaar mee werken. Ik was in de gelukkige omstandigheid om in de loop van het achter ons liggende decennium deze ontwikkeling bij Interpolis regelmatig gade te slaan.

Globaal bestaat het uit de volgende elementen. De werknemers hebben geen vaste werkplek (geen vaste kast, hooguit een “locker” bv. in de parkeergarage). Er zijn minder werkplekken dan werknemers en dat is geen probleem want vanuit huis werken wordt ook gefaciliteerd. Digitaal werken is daarbij de norm en iets uitprinten en/of op papier bewaren is een tijdelijke beargumenteerde uitzondering. Het hebben van een betrouwbare goed beveiligde digitale documentomgeving is daarbij onontbeerlijk.

7 x 24 uur toegang tot deze omgeving via het internet is een belangrijke voorwaarde voor een succesvolle implementatie van dit concept. Om van A naar Beter te komen moet de hybride, met papier gevulde, kantooromgeving worden ontmanteld waarbij er eigenlijk 3 oplosrichtingen zijn. Vernietigen van documenten die geen nut meer hebben; scannen (incl. OCR) van documenten die nog regelmatig geraadpleegd zullen worden en het extern opslaan van die documenten die wettelijk gezien nog wel bewaard moeten worden, maar waarvan het onwaarschijnlijk is dat ze op grote schaal nog regelmatig geraadpleegd zullen worden. Dit laatste gebeurd bij daarvoor gespecialiseerde archiefopslagbedrijven, die gelukkig overal in Nederland gevestigd zijn. Eigenlijk is het onbelangrijk waar ze zitten want teruglevering kan uiteraard ook in digitale vorm plaatsvinden. Met andere woorden de transportkosten zijn in principe eenmalig.
 
Daarna gaan we ons concentreren op de documentomgeving die best uit meerdere elementen kan bestaan, elk met geoptimaliseerde functionaliteit voor de document deeltaken waarvoor ze bedoeld zijn. Voor het hele concept wordt uitgegaan van standaarden zoals de NEN-ISO 15489 en de NEN 2082. Wij hebben de kennis in huis om dit hele traject te begeleiden. Bij grote instellingen kunnen wij tevens de offertes van externe partijen, die ongetwijfeld aangetrokken moeten worden om al deze taken binnen een redelijke termijn te kunnen uitvoeren, beoordelen. Voor de start van zo’n traject verwijs ik naar het item “Werkwijze” waar het nut van een Quick scan wordt uitgelegd. Voor diegenen die het Nieuwe Werken willen gadeslaan kan een bezoek aan Microsoft bij Schiphol verhelderend zijn. De inzet van bv. SharePoint als onderdeel van het concept kan daar worden uitgelegd.
 

R.P. de Jong
Volg ons op Twitter Toevoegen op linkedin